Rezerwacje i płatności online - mniej telefonów, mniej pustych foteli

Telefon w gabinecie dzwoni najczęściej wtedy, gdy recepcja jest zajęta pacjentem przy ladzie, a lekarz - pacjentem na fotelu. Część dzwoniących nie oddzwoni. Wieczorem, gdy pacjent faktycznie ma czas zająć się swoim zębem, w gabinecie nie ma już nikogo, kto odbierze.

Rezerwacje online zamykają tę lukę, a płatności online dokładają do tego drugą rzecz: pacjent, który zapłacił choćby część, przychodzi na wizytę.

Pacjent rezerwuje, gdy ma czas - nie gdy ty masz czas

Moduł rezerwacji osadzasz na własnej stronie gabinetu - jako wtyczkę do Joomla lub WordPressa albo jako wersję samodzielną. Pacjent wybiera placówkę, lekarza i wolny termin, a rezerwacja trafia prosto do twojego terminarza.

Kluczowe jest to, czego pacjent nie widzi: nie ma wglądu w twój grafik. To ty wskazujesz, które terminy są dostępne online - zaznaczasz je w terminarzu jako wolne terminy online. Reszta dnia pozostaje twoją sprawą.

Pacjent po rezerwacji dostaje e-mail z potwierdzeniem i załącznikiem kalendarzowym, więc termin ląduje w jego telefonie, a nie na karteczce.

Najpierw rodzaj leczenia, potem lekarz

Pacjent zwykle nie wie, do którego lekarza powinien się zapisać - wie natomiast, po co przychodzi. Dlatego rezerwacja może zaczynać się od wyboru rodzaju leczenia (np. higienizacja, protetyka, ortodoncja), a lista lekarzy zawęża się wtedy do tych, którzy się nim zajmują.

Lista rodzajów leczenia buduje się sama - z przypisań w kartach pracowników. Nie ma osobnego słownika do utrzymywania, a pacjent nie zobaczy pozycji, której nikt w gabinecie nie obsługuje.

Ty decydujesz, czy rezerwacja wymaga potwierdzenia

Gabinety różnią się podejściem, więc moduł pracuje w dwóch trybach:

W trybie bez potwierdzenia rezerwacja pacjenta, którego nie ma jeszcze w kartotece, pojawia się w terminarzu jako „Do wprowadzenia" - wystarczy powiązać ją z kartą jednym kliknięciem. Kolejne rezerwacje tej samej osoby zapisują się już same.

Płatność online w trzech miejscach codziennej pracy

Do rezerwacji dokładasz płatności - do wyboru PayU albo Tpay. Pacjent płaci kartą, BLIK-iem lub przelewem, a status transakcji wraca do programu.

• Link do zapłaty w planie leczenia - pacjent dostaje wycenę i od razu możliwość opłacenia jej z domu, zamiast „przemyślę i wrócę".
• Opłata rezerwacyjna w SMS-ie - do wiadomości z potwierdzeniem wizyty dołączany jest link do zapłaty. Możesz zdefiniować kilka nazwanych opłat o różnych kwotach i wybrać właściwą przy wysyłce, a treść SMS-a ułożyć po swojemu, korzystając ze znaczników (data i godzina wizyty, nazwa placówki, kwota, link).
• Kod QR przy fotelu (Tpay) - pacjent skanuje kod telefonem i płaci na miejscu, bez terminala. Status aktualizuje się na żywo, opcjonalnie z powiadomieniem SMS.

Opłacona wizyta jest oznaczona ikoną portfela w terminarzu i na liście wizyt, więc recepcja widzi stan rozliczenia bez otwierania karty. Zrealizowane transakcje zbiera raport Płatności online.

Paragon do wpłaty internetowej ktoś musi wybić

Wpłata z PayU czy Tpay księguje się w kasie sama, ale paragon fiskalny drukuje się w gabinecie - a pacjent zapłacił z domu i nie stoi przy okienku. Taka wpłata najłatwiej wypada z obiegu.

Dlatego w oknie głównym jest zakładka Płatności online z jednym zadaniem: pokazać, do których wpłat paragon jeszcze nie poszedł. Każda pozycja ma status Czeka, Wybity albo Nie dotyczy (np. gdy wystawiono fakturę), a liczba zaległych widnieje na plakietce przy nazwie zakładki. Tryb „Czeka" celowo pokazuje wszystkie zaległości niezależnie od daty - zaległy paragon nie przestaje być zaległy dlatego, że się zestarzał.

Osobno wyłapywany jest przypadek najgorszy: wpłata, która nie trafiła do kasy, jest wyróżniona na czerwono w kolumnie „W kasie". Pacjent zapłacił, a gabinet tego nie widzi - to sygnał do ręcznego dopisania wpłaty. Szczegóły: Rozliczanie pacjenta.

Co to daje w liczbach gabinetu

Pusty fotel kosztuje tyle samo co zajęty - czynsz, pensje i sprzęt idą swoim rytmem. Opłata rezerwacyjna zmienia rachunek pacjenta, który „zapomniał": rezygnacja przestaje być darmowa, więc częściej pojawia się telefon z przełożeniem terminu, a nie cisza.

Warto zmierzyć efekt na własnych danych - raport Nieobecności i odwołania pokazuje skalę zjawiska z rozbiciem na pracownika, dzień tygodnia i porę dnia. To najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy opłata rezerwacyjna zwraca się w twoim gabinecie, i czy warto ją wprowadzić na wszystkich wizytach, czy tylko na dłuższych i pierwszorazowych.

Rezerwacje online a twoje dane

Moduł rezerwacji wymienia z internetem dokładnie tyle, ile potrzeba do umówienia wizyty: wolne terminy, które sam udostępniłeś, oraz dane rezerwacji. Dokumentacja medyczna, historia leczenia i zdjęcia zostają w gabinecie - pacjent nigdy nie sięga do twojej bazy.

Płatności obsługuje operator (PayU albo Tpay), więc dane kartowe nie przechodzą przez program ani przez twoją stronę - do gabinetu wraca sam status transakcji.