SMS w gabinecie - przypomnienia i potwierdzenia z linkiem

SmartDental wysyła przypomnienia SMS z linkiem do potwierdzenia: pacjent klika Potwierdzam lub Odwołuję, a status wizyty w terminarzu aktualizuje się automatycznie. Recepcja przed pierwszą wizytą dnia widzi od razu, kto przyjdzie, a kto odwołał - bez wykonywania telefonów z przypomnieniami.

Pięć miejsc, w których SmartDental używa SMS-ów

• Powiadomienia o wizycie - przypomnienia z listy umówionych wizyt i z terminarza
• Wysyłanie umówionych terminów - SMS z linkiem do kalendarza po umówieniu
• Opłata rezerwacyjna - SMS z linkiem do płatności online (PayU / Tpay) za konkretną wizytę
• Recall (przypomnienia) - SMS-y na kontrole i higienizacje, także zbiorczo do całej grupy pacjentów
• Kampanie SMS - wiadomości do dowolnej grupy pacjentów (Centrum komunikacji)

Cztery sposoby wysyłki - wybierasz swój

SmartDental nie zmusza cię do jednego dostawcy. Wybierasz model, który ci pasuje.

1. Wysyłka z telefonu Android (najpopularniejsza)

Telefon firmowy podłączasz do komputera przez Bluetooth - SMS-y wysyłają się z numeru gabinetu w ramach pakietu w abonamencie operatora.

Dla kogo: mały i średni gabinet z pakietem SMS w abonamencie - praktycznie zerowy koszt zmienny, pacjent widzi znajomy numer gabinetu zamiast bezosobowej bramki. Sprawdza się też u tych, którzy chcą żeby pacjent "móc na ten numer odpisać".

2. Bramka szybkisms.pl

Komercyjna bramka SMS - płacisz operatorowi szybkisms.pl za każdy SMS, ale za to nie potrzebujesz telefonu firmowego.

Dla kogo: większa wysyłka, gabinet bez telefonu komórkowego, raporty doręczeń.

3. Bramka SMSAPI.pl

Druga komercyjna opcja - alternatywa dla szybkisms.

Dla kogo: czasem lepsze stawki przy dużej wysyłce, bardziej rozbudowane raporty statystyk.

4. Twilio

Międzynarodowa platforma SMS.

Dla kogo: gabinety z pacjentami zagranicznymi, wysyłka na numery spoza Polski.

Potwierdzenia wizyt online - serce systemu

To funkcja, która eliminuje ręczne dzwonienie z przypomnieniami.

Wysyłasz przypomnienie SMS - jednego pacjenta lub wszystkich z dnia. SmartDental automatycznie dokleja link do treści. Pacjent klika - otwiera się strona z danymi wizyty (gabinet, imię pacjenta, data, godzina, lekarz). Klika Potwierdzam lub Odwołuję. Status w terminarzu aktualizuje się sam - recepcja widzi to natychmiast.

Co widzi recepcja

Przy każdej wizycie w terminarzu pojawia się ikona pokazująca status:

Dodatkowo widzisz, czy SMS w ogóle dotarł (Wysłany / Dostarczony / W trakcie / Niewysłany) - jeśli "Niewysłany", możesz spróbować ponownie albo zadzwonić.

Co warto wiedzieć

• Link działa najpóźniej do końca dnia poprzedzającego wizytę - a jeśli SMS poszedł dopiero w dniu wizyty, do 3 godzin przed nią. Potem pacjent dostaje prośbę o kontakt z gabinetem, więc odwołanie z dnia wizyty zawsze przechodzi przez recepcję
• Widzisz godzinę odpowiedzi - najedź kursorem na ikonę statusu SMS przy wizycie; przy potwierdzeniu i odwołaniu pokazuje się data i godzina kliknięcia pacjenta
• Bez dodatkowych kont - włączasz przełącznikiem w ustawieniach
• Decyzja jest ostateczna - jeśli pacjent ponownie otworzy link, zobaczy że już potwierdził albo odwołał (zmiany przez telefon do recepcji)

Opłata rezerwacyjna - SMS z linkiem do zapłaty

Przy droższych zabiegach warto pobrać opłatę rezerwacyjną - to skutecznie ogranicza nieobecności. Klikasz wizytę (w terminarzu lub na liście umówionych wizyt) i wybierasz Wyślij opłatę rezerwacyjną. Pacjent dostaje SMS z linkiem do płatności online (PayU lub Tpay), a po zapłacie wpłata sama trafia do rozliczeń i wiąże się z tą wizytą.

Możesz zdefiniować kilka nazwanych opłat (np. różne kwoty dla konsultacji i ortodoncji) oraz dostosować treść SMS-a. Konfigurację opisuje pomoc: Płatności online Tpay i Płatności online PayU.

Recall - SMS na kontrole i higienizacje

Zamiast dzwonić z przypomnieniem o kontroli, wysyłasz recall-SMS: pojedynczo z panelu Przypomnienia albo zbiorczo do całej grupy pacjentów (np. „minęło 6 miesięcy od higienizacji") wprost z raportu. Program pomija pacjentów bez numeru telefonu i na końcu pokazuje podsumowanie wysyłki. Szczegóły: Przypomnienia i recall pacjentów.

Kampanie SMS - reaktywacja pacjentów

W Centrum komunikacji filtrujesz pacjentów (data ostatniej wizyty, typ zabiegu, wiek) i wysyłasz wiadomość do wybranej grupy. To moduł, który zarabia pieniądze - kampania "minęło 6 miesięcy od przeglądu" do 100 pacjentów typowo przynosi 5-15 nowych wizyt.

Baza, którą masz, sama generuje terminarz na kolejny tydzień.

Co dostajesz

• Wybór modelu kosztowego - przez własny telefon w abonamencie albo bramką
• Automatyczne potwierdzanie wizyt bez dzwonienia z przypomnieniami - mniej "nie przyszedł", mniej pracy recepcji
• Statusy w terminarzu w czasie rzeczywistym - widać natychmiast kto potwierdził, kto odwołał
• Bez dodatkowych opłat za potwierdzenia - funkcja wbudowana w SmartDental
• Reaktywacja pacjentów kampaniami - konkretne nowe wizyty z bazy, którą już masz