Rezerwacje online

Rezerwacja wizyt na stronie gabinetu

SmartDental ma własny moduł rezerwacji online, który podłączasz do istniejącej strony internetowej gabinetu. Pacjent wchodzi na stronę, zakłada profil i sam rezerwuje wolny termin - a ty obsługujesz cały proces z poziomu programu w gabinecie.

To nie jest zewnętrzny portal, na którym wynajmujesz miejsce w czyimś katalogu lekarzy. To terminarz online działający na stronie twojego gabinetu, zintegrowany z SmartDental: wolne terminy publikujesz wprost z programu, a każdą rezerwację zatwierdzasz lub odrzucasz ręcznie. Recepcja przestaje odbierać telefon co kilka minut - pacjent umawia się o 23:00, w niedzielę, bez dzwonienia.

Rezerwacja z perspektywy pacjenta

Po zainstalowaniu modułu na stronie gabinetu pacjent dostaje własny terminarz online - "Terminarz online" z logowaniem i kalendarzem wolnych terminów. Z poziomu swojego komputera (albo telefonu) pacjent może:

• Założyć profil - konto z adresem e-mail i hasłem, danymi kontaktowymi
• Zarezerwować wizytę - wybrać wolny termin z opublikowanego kalendarza, u konkretnego lekarza, w wybranej lokalizacji
• Śledzić status rezerwacji - czy wizyta czeka na potwierdzenie, została zatwierdzona czy odrzucona
• Edytować lub odwołać - zmienić plany bez telefonu do recepcji

Pacjent widzi tylko te terminy, które ty udostępnisz - kalendarz online pokazuje wyłącznie sloty opublikowane z programu. Żadna rezerwacja nie trafia do twojego terminarza automatycznie, dopóki jej nie zatwierdzisz.

Publikowanie wolnych terminów - automatycznie lub ręcznie

Wolne terminy generujesz wprost z SmartDental, w dwóch trybach:

• Automatyczne generowanie - wskazujesz lekarza, zakres dat i długość wizyty, a program sam tworzy sloty na podstawie harmonogramu pracy danego pracownika. Kilka kliknięć i masz wypełniony kalendarz online na dwa tygodnie do przodu.
• Ręczne dodawanie - tworzysz pojedynczy wolny termin: dzień, godzina od-do, lekarz, lokalizacja, stanowisko. Przydatne, gdy chcesz udostępnić tylko wybrane okienka.

Tak samo łatwo terminy usuwasz - możesz skasować wszystkie wolne sloty, tylko stare, tylko zatwierdzone albo tylko odrzucone w wybranym zakresie dat. Kalendarz online zawsze pokazuje aktualny stan, bo gabinet ma pełną kontrolę nad tym, co jest widoczne.

Zatwierdzanie rezerwacji w programie

Gdy pacjent zarezerwuje termin, rezerwacja nie staje się od razu wizytą w terminarzu. Trafia na listę rezerwacji online w SmartDental i czeka na twoją decyzję. Program regularnie sprawdza nowe rezerwacje (częstotliwość ustawiasz w konfiguracji), więc recepcja widzi je na bieżąco.

Przy każdej rezerwacji masz dwie ścieżki:

Przy zatwierdzaniu łączysz rezerwację z kartoteką: jeśli pacjent jest już w bazie, podpinasz jego kartę; jeśli to nowy pacjent, zakładasz kartę jednym kliknięciem (imię, nazwisko, e-mail i telefon przepisują się z profilu online). Dzięki temu nowy pacjent z internetu od razu trafia do twojej bazy jako pełnoprawna kartoteka, a nie luźna rezerwacja.

Powiadomienia e-mail na każdym etapie

Moduł rezerwacji wysyła powiadomienia e-mail automatycznie:

• Pacjent dostaje wiadomość o potwierdzeniu wizyty (z lekarzem, datą, godziną i dodatkową informacją) albo o jej odrzuceniu
• Lekarz lub gabinet może otrzymywać powiadomienia o nowych rezerwacjach online - ustawiasz, na jaki adres mają trafiać

Pacjent nie zostaje z niepewnością "czy ktoś to widział", a ty nie musisz oddzwaniać z potwierdzeniem - e-mail idzie sam w momencie, gdy klikniesz Zatwierdź.

Własny terminarz online a Znany Lekarz

To dwa różne kanały i warto je rozróżnić:

• Własny moduł rezerwacji online (ta funkcja) - terminarz na stronie internetowej twojego gabinetu, pod twoją marką. Pacjenci, profile, rezerwacje i powiadomienia działają na twojej infrastrukturze, zintegrowanej z SmartDental.
• Integracja ze Znany Lekarz (DocPlanner) - osobna, opcjonalna synchronizacja terminarza z zewnętrznym portalem Znany Lekarz. To inny mechanizm, opisany przy module Terminarza.

Możesz korzystać z jednego, drugiego albo obu - ale ta podstrona dotyczy własnego terminarza na stronie gabinetu, który nie wymaga pośrednika i nie umieszcza cię w cudzym katalogu.

Twój terminarz, twoja strona

Moduł działa na stronie internetowej twojego gabinetu i pod twoją kontrolą. Publikujesz dokładnie te terminy, które chcesz, każdą rezerwację zatwierdzasz ręcznie, a dane pacjentów z rezerwacji online wpadają wprost do twojej bazy SmartDental.

Wygoda umawiania znana z dużych portali - ale na twoich warunkach i bez oddawania pacjentów do cudzego katalogu.