Pierwszy tydzień w SmartDental

Pierwsze dni w nowym programie decydują o tym, czy zespół go polubi. Dobra wiadomość jest taka, że nie trzeba poznawać wszystkiego naraz. Wystarczy, że w każdym dniu każda osoba opanuje to, czego naprawdę potrzebuje przy pacjencie, a resztę doda w swoim tempie.

Poniżej plan na pięć dni roboczych. Każdy dzień ma jeden temat i kilka konkretnych rzeczy do zrobienia, z odnośnikami do instrukcji krok po kroku.

Dzień 0. Przed pierwszym pacjentem

To, co warto mieć gotowe, zanim w poczekalni pojawi się pierwsza osoba. Zwykle robimy to razem przy wdrożeniu.

• Konto dla każdego pracownika. Każdy loguje się swoim imiennym kontem, a nie jednym wspólnym. Dzięki temu program wie, kto wykonał wpis, a uprawnienia pasują do roli - Zarządzanie pracownikami, Uprawnienia użytkowników.
• Gabinety, fotele i godziny przyjęć lekarzy - Gabinety, placówki i stanowiska, Harmonogram pracy.
• Cennik i procedury - po migracji sprawdź, czy ceny się zgadzają - Cennik i procedury.
• Drukarka fiskalna, jeśli gabinet wystawia paragony - Drukarka fiskalna.

Dzień 1. Recepcja i terminarz

Pierwszy dzień należy do recepcji, bo to ona pracuje w programie od otwarcia do zamknięcia gabinetu.

Do opanowania:

• Umawianie wizyty - zaznaczasz czas w terminarzu i wybierasz pacjenta. Pacjenta najszybciej znajdziesz, wpisując nazwisko, a w oknie dodawania wizyty także @ i numer telefonu, PESEL, e-mail albo numer karty, na przykład @604214157 - Umawianie wizyt.
• Przesuwanie wizyt - wizytę przeciągasz myszą, a obok kursora widać nowe godziny i czas trwania.
• Ikony na wizytach - czy pacjent potwierdził SMS-em, czy jest już w poczekalni, czy to nowy pacjent - Ikony na wizytach w terminarzu.
• Kokpit dnia - lista dzisiejszych pacjentów z najważniejszymi informacjami - Kokpit dnia.
• Nowa karta pacjenta - przy zakładaniu karty program pokazuje podobnych pacjentów, więc łatwo uniknąć podwójnej kartoteki - Kartoteka pacjenta.

Na koniec dnia: porównaj terminarz na kolejne dni z tym, co pamiętasz ze starego programu. Jeśli czegoś brakuje, zgłoś to od razu.

Dzień 2. Gabinet lekarski

Lekarz potrzebuje w pierwszych dniach trzech rzeczy: karty wizyty, diagramu i recepty.

Do opanowania:

• Karta wizyty i diagram zębów - zaznaczanie stanów i procedur, opis wizyty - Karta leczenia i diagram zębowy. Paletę narzędzi diagramu każdy lekarz może dopasować do siebie i ukryć to, czego nie używa.
• Plan leczenia - pozycje, etapy i kosztorys dla pacjenta - Tworzenie planu leczenia.
• e-Recepta i e-skierowanie - wystawiane prosto z karty pacjenta. Najpierw muszą być wczytane certyfikaty Systemu P1 - Certyfikaty Systemu P1, e-Recepta i e-skierowanie.
• Zdjęcia pacjenta - z kamery, aparatu albo telefonu przez kod QR - Zdjęcia z telefonu.

Dzień 3. Rozliczenia

Trzeci dzień to pieniądze: wpłaty, paragony, faktury.

Do opanowania:

• Rozliczenie pacjenta po wizycie - wpłata gotówką, kartą albo BLIK-iem, paragon lub faktura - Rozliczanie pacjenta.
• Saldo pacjenta i plan leczenia - jak program pokazuje, ile pacjent zapłacił, a ile zostało - Saldo pacjenta i plany leczenia.
• Numeracja dokumentów - ustaw serie tak, żeby kontynuowały numerację ze starego programu - Numeracja dokumentów i serie.
• KSeF, jeśli gabinet wystawia faktury przez Fakturownię - KSeF - integracja z fakturownia.pl.

Na koniec dnia: zestaw wpłaty z programu z zawartością kasy i terminala.

Dzień 4. Komunikacja z pacjentem

Kiedy zespół czuje się pewnie w terminarzu, czas włączyć to, co odciąża recepcję: przypomnienia i potwierdzenia.

Do opanowania:

• Bramka SMS i treść przypomnień - znaczniki wstawiają do SMS-a datę, godzinę rozpoczęcia, długość wizyty i nazwę gabinetu - Konfiguracja komunikacji SMS.
• Potwierdzanie wizyt linkiem - pacjent potwierdza albo odwołuje wizytę jednym kliknięciem, a odpowiedź od razu widać w terminarzu - Potwierdzenia wizyt online przez SMS.
• Przypomnienia i recall - lista pacjentów do przypomnienia o kontroli czy higienizacji - Przypomnienia i recall pacjentów.
• Rezerwacje online, jeśli gabinet z nich korzysta - Rezerwacje online - jak to działa.

Dzień 5. Bezpieczeństwo i pierwsze raporty

Ostatni dzień tygodnia jest dla właściciela albo osoby, która zarządza gabinetem.

Do zrobienia:

• Kopia zapasowa - włącz automatyczną archiwizację i sprawdź, czy kopia faktycznie powstała. Kopia, której nikt nie sprawdził, to tylko założenie - Kopia zapasowa danych.
• Logowanie dwuskładnikowe dla kont z szerokimi uprawnieniami - Uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
• Automatyczne wylogowanie na komputerach, przy których pacjent może zostać sam - Automatyczne wylogowanie.
• Aktualna wersja programu na wszystkich komputerach - program sam podpowiada, który komputer ma starszą wersję.
• Pierwszy rzut oka na raporty - przychody, wykorzystanie foteli, najważniejsze usługi - Raporty - przewodnik.

Po pierwszym tygodniu

Po pięciu dniach zespół zna podstawy, a gabinet pracuje już tylko w SmartDental. Dobrze jest wtedy zebrać uwagi: co jest niejasne, czego brakuje, co działało inaczej w starym programie. Z takimi pytaniami zgłoś się do nas - często wystarczy jedno ustawienie, żeby program pasował do zwyczajów gabinetu.

Kolejne funkcje warto dokładać stopniowo, gdy podstawy są już opanowane: e-podpis dokumentów na tablecie, aplikację mobilną, grafik personelu, magazyn czy raporty managerskie. Opisujemy je w pozostałych przewodnikach, na przykład Terminarz wizyt, SMS w gabinecie i E-podpis.