Czym jest kartoteka pacjenta
Kartoteka to zbiór wszystkich pacjentów gabinetu. Dla każdego pacjenta prowadzisz kartę pacjenta z danymi osobowymi, wywiadem zdrowotnym, historią leczenia, planami leczenia, rozliczeniami i dokumentami. Pracę zwykle zaczynasz od dodania pacjenta, a potem wracasz do jego karty przy każdej wizycie.
Dodawanie nowego pacjenta
Otwórz Lista pacjentów i kliknij Dodaj pacjenta (albo kliknij prawym przyciskiem na liście i wybierz Nowy pacjent). Otworzy się okno Dodawanie pacjenta z zakładkami:
- Dane podstawowe - dane osobowe i kontaktowe,
- Ważne informacje - wywiad zdrowotny i zgody,
- Osoby uprawnione - opiekunowie i osoby upoważnione,
- Dane do faktury - dane firmy i opiekuna/rodzica jako odbiorcy faktury,
- Podstawa ubezpieczenia - dane NFZ (widoczna przy włączonym module NFZ),
- Inne - ustawienia dodatkowe.
Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Większą listę pacjentów z arkusza Excel lub pliku CSV nie musisz przepisywać ręcznie - wczytasz ją przez Narzędzia → Import pacjentów z pliku (Excel/CSV). Zobacz Import pacjentów z pliku Excel lub CSV.
Zakładka Dane podstawowe
Najważniejsze pola:
- Nazwisko, Imię, Drugie imię - dane osobowe. Dla pacjenta bez danych możesz zaznaczyć NN (pacjent nieznany).
- PESEL - po wpisaniu poprawnego numeru program automatycznie ustawia płeć i datę urodzenia. Przy błędnej sumie kontrolnej pojawia się ostrzeżenie.
- Status PESEL - dla osób bez numeru PESEL (np. Noworodek, Cudzoziemiec z UE, Cudzoziemiec spoza UE) oraz pola Dokument EU i Seria i nr dok.
- Płeć, Data urodzenia - uzupełniają się z PESEL, można je poprawić ręcznie.
- Tel. kom., Inny tel., Email - dane kontaktowe (m.in. do SMS-ów i wysyłki dokumentacji).
- Ulica, Kod, Miejscowość, Województwo, Kraj - adres.
- NIP - numer do faktury (dla pacjenta jako osoby fizycznej).
- Grupa rabatowa, Grupa pacjenta, Sposób rejestracji, Przyczyna zgłoszenia - dane pomocnicze (opis grup niżej).
Jeśli gabinet ma skonfigurowany System P1, obok pola PESEL dostępny jest przycisk pobrania danych. Po wpisaniu numeru PESEL program wyszuka pacjenta w Systemie P1 i po potwierdzeniu (Czy chcesz wczytać dane pacjenta?) uzupełni nazwisko, imię i adres.
Info: Dla gabinetów NFZ obok pola PESEL znajduje się przycisk Sprawdź (eWUŚ) - jednym kliknięciem sprawdzisz status ubezpieczenia pacjenta.
Na tej zakładce są też pola wyboru Zdjęcie panoramiczne, Zdjęcie CBCT i Zdjęcie cefalometryczne - zaznacz, jakie zdjęcia pacjent ma wykonane. Gdy zaznaczysz którekolwiek z nich, w karcie pacjenta pojawi się niebieska ikona zdjęć (opis niżej).
Ostrzeżenie o podobnych pacjentach (duplikatach)
Podczas wpisywania nazwiska, imienia i PESEL-u program na bieżąco sprawdza, czy taki pacjent nie jest już w kartotece. Jeśli znajdzie podobnych pacjentów, pod formularzem pojawia się czerwona lista z ich danymi. Nagłówek listy mówi, co program naprawdę znalazł:
| Nagłówek nad listą |
Co to znaczy |
| Podany pacjent już istnieje |
Prawdopodobny duplikat - zgadza się PESEL albo imię i nazwisko, a PESEL-u nie da się porównać (np. nie został wpisany) |
| W bazie są już pacjenci o tym samym imieniu i nazwisku, ale z innym numerem PESEL: |
Zwykły imiennik - inna osoba o tym samym imieniu i nazwisku |
Z listy możesz od razu przejść do znalezionej kartoteki: kliknij wiersz dwukrotnie albo kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Otwórz kartę pacjenta. Dzięki temu zamiast zakładać drugą kartę, otworzysz tę, która już jest.
Okienko z ostrzeżeniem Podany pacjent już istnieje w bazie danych. wyskakuje w trakcie wpisywania tylko wtedy, gdy w bazie jest pacjent o tym samym numerze PESEL - to na pewno ta sama osoba. Sama zbieżność imienia i nazwiska nie przerywa już pisania okienkiem.
Przy kliknięciu Zapisz program pyta o potwierdzenie, gdy duplikatu nie da się wykluczyć:
- ten sam PESEL - pytanie, czy na pewno zapisać kolejnego pacjenta z tym numerem,
- to samo imię i nazwisko, ale PESEL nie został podany - pytanie, czy na pewno zapisać tego pacjenta.
Gdy oba numery PESEL są wpisane i są różne, program nie pyta - to dwie różne osoby.
Tu zapisujesz wywiad zdrowotny - listę pozycji do zaznaczenia z polem na uwagi (np. choroby serca, cukrzyca i nadciśnienie, zaburzenia krzepnięcia, alergie, przyjmowane leki, uczulenia na leki i materiały, ciąża, karmienie piersią). Poniżej znajdują się:
- Zgoda na otrzymywanie informacji marketingowych - decyduje o wysyłce SMS-ów i mailingów marketingowych,
- Brak możliwości dalszego leczenia - oznaczenie pacjenta, którego nie należy już zapraszać.
Zakładka Osoby uprawnione
Dane osób, które mogą działać w imieniu pacjenta lub uzyskiwać informacje o jego zdrowiu - przydatne zwłaszcza dla pacjentów małoletnich:
- Opiekun prawny pacjenta - imię i nazwisko, adres, PESEL lub data urodzenia,
- Drugi opiekun prawny pacjenta - dodatkowo Pokrewieństwo (I-IV stopnia) i Rodzaj uprawnień (Pełne / Ograniczone),
- Przedstawiciel ustawowy pacjenta,
- Osoba upoważniona do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia.
Dane te trafiają na oświadczenia i upoważnienia pacjenta.
Zakładka Dane do faktury
Tu wprowadzasz dane odbiorców faktury innych niż sam pacjent. Sekcje włącza się przełącznikami:
- Wypełnij dane firmy - dane nabywcy (nazwa firmy, NIP, adres) oraz opcjonalnie osobne dane adresata (z przyciskiem Kopiuj dane nabywcy),
- Wypełnij dane opiekuna/rodzica - imię i nazwisko, PESEL i adres opiekuna, np. rodzica pacjenta małoletniego.
W kartotece jedynie wpisujesz dane firmy i opiekuna. To, kto jest odbiorcą konkretnej faktury (Pacjent / Firma / Opiekun), wybierasz dopiero przy rejestrowaniu wpłaty - zobacz Rozliczanie pacjenta.
Wyszukiwanie pacjenta
W oknie Lista pacjentów wpisz frazę w pole Wyszukaj pacjenta. Obsługiwane są znaki specjalne:
# na początku - wyszukiwanie po numerze karty,@ na początku - wyszukiwanie wystąpienia frazy (w dowolnym miejscu danych).
Nad listą dostępne są filtry Pokaż wszystkich aktywnych / Pokaż nieaktywnych oraz filtr Grupa pacjenta. Pacjenci nieaktywni są wyświetlani z przekreśleniem.
Menu prawego przycisku myszy na wierszu pacjenta daje szybki dostęp m.in. do: Otwórz kartę, Rozlicz pacjenta, Edytuj pacjenta, Umówione wizyty, Drukuj dane pacjenta, Aktywuj | Deaktywuj pacjenta oraz opcji komunikacji (SMS, telefon).
Grupy pacjentów
Grupa pacjenta służy do kolorowego oznaczania i segmentacji pacjentów (np. VIP, pacjent ortodontyczny). Grupy definiujesz w Ustawienia → Grupy pacjentów, podając Nazwę, Skrót (do 3 znaków), Kolor tła i Kolor tekstu. Grupę przypisujesz pacjentowi w polu Grupa pacjenta na zakładce Dane podstawowe.
Grupa pacjenta (segmentacja/kolor) to co innego niż Grupa rabatowa (reguły rabatów na zabiegi). To dwa niezależne mechanizmy - zobacz Cennik i procedury.
Karta pacjenta - co zawiera
Po otwarciu karty pacjenta (dwuklik na liście lub Otwórz kartę) masz dostęp do zakładek, m.in.: Historia wizyt, Plany leczenia, Przegląd leczenia, Wywiad, Protetyka, Zdjęcia | Pliki, Dokumenty, Rozliczenia, Przypomnienia, SMSy, a w gabinetach z telefonią także Połączenia. W nagłówku karty widoczne są wiek, PESEL, telefon oraz Saldo ogólne i Saldo planów leczenia.
Ikona zdjęć (pantomogram, CBCT, cefalometria)
Jeśli w danych pacjenta zaznaczono Zdjęcie panoramiczne, Zdjęcie CBCT lub Zdjęcie cefalometryczne, w karcie pacjenta obok ikon ostrzeżeń z wywiadu pojawia się niebieska ikona zdjęć. Jest niebieska, bo to informacja, a nie ostrzeżenie. Po najechaniu na nią dymek wypisuje, które zdjęcia zaznaczono (Zdjęcia zaznaczone w danych pacjenta:). Lekarz od razu wie, że pacjent ma wykonane zdjęcia, bez zaglądania do danych pacjenta.
Zakładka Połączenia - historia rozmów z pacjentem
W gabinetach, które mają włączony moduł telefonii, karta pacjenta ma zakładkę Połączenia z historią rozmów telefonicznych z tym pacjentem - przychodzących i wychodzących. Tabela pokazuje kolumny Data, Kierunek, Numer, Stan połączenia, Czas rozmowy, Obsłużył i Notatka, najnowsze rozmowy na górze. Nieodebrane połączenia są wyróżnione na czerwono. Przycisk Wczytaj dane odświeża listę.
Dzięki temu przed oddzwonieniem widać, ile razy już rozmawialiście z pacjentem i co ustaliła recepcja. Jak działa rejestr połączeń i panel rozmowy, opisuje artykuł Rejestr połączeń i panel rozmowy.
Najważniejsze obszary opisane są w osobnych artykułach:
Uprawnienia
- Dodawanie pacjentów jest dostępne w wersji komercyjnej programu.
- Widoczność części pól (dane kontaktowe, rozliczenia, pola NFZ/eWUŚ) zależy od aktywnych modułów i uprawnień zalogowanego użytkownika.
- eWUŚ i System P1 wymagają wcześniejszej konfiguracji - przy jej braku program wyświetli stosowny komunikat.
Zobacz też
