Co program robi, a czego nie
Program prowadzi listę oczekujących i harmonogram przyjęć, a raz w miesiącu przygotowuje z nich sprawozdanie w postaci pliku KLX (spakowany komunikat XML).
Gotowy plik wgrywają Państwo ręcznie do Portalu Świadczeniodawcy - program nie wysyła go samodzielnie i nie odbiera potwierdzeń z NFZ.
Sprawozdanie o pierwszym wolnym terminie nie jest generowane przez program. Tę informację przekazują Państwo do NFZ osobno, poza SmartDental. W programie można ją podejrzeć w raporcie Pierwszy wolny termin, ale wyłącznie jako wydruk pomocniczy.
Zanim wyślą Państwo pierwsze sprawozdanie
Sprawozdanie zbuduje się poprawnie tylko wtedy, gdy uzupełnione są dane komórki organizacyjnej. Otwórz Ustawienia → Dane placówki i sprawdź dwie zakładki.
Zakładka „Jednostka i komórka organizacyjna"
- Kod resortowy część VII - jeżeli nie został nadany, program wyśle „000" i to jest zgodne z wymaganiami NFZ.
- Kod resortowy część VIII wskazuje na udzielanie świadczeń osobom dorosłym - zaznacz, jeżeli tak wynika z kodu komórki.
- Realizowane są również świadczenia dla dzieci - zaznacz, jeżeli komórka dla dorosłych przyjmuje także dzieci.
- Przedział wieku dzieci (lata) od ... do ... - pole staje się aktywne po zaznaczeniu punktu wyżej.
- Uwzględnij komórkę w raportowaniu kolejek - bez tego komórka w ogóle nie trafi do sprawozdania.
Przedział wieku dzieci jest wymagany przez NFZ dla okresów sprawozdawczych od stycznia 2024 w każdej komórce dla dorosłych, która przyjmuje również dzieci. Wartości muszą odpowiadać jednej z pozycji słownika NFZ - program ich nie podpowiada, bo przedziały są ustalane przez Fundusz. Bez nich sprawozdanie nie zostanie przyjęte, a program nie pozwoli go wygenerować.
Zakładka „NFZ"
- Identyfikator techniczny komórki organizacyjnej świadczeniodawcy - nadaje go płatnik. To po nim NFZ rozpoznaje, której kolejki dotyczą przesłane dane, więc bez niego sprawozdania nie da się wygenerować.
- Grupy kontraktowe - decydują o tym, czy poza kolejką do komórki prowadzą Państwo także kolejki do świadczeń (leczenie ortodontyczne, leczenie protetyczne).
Dane nadawcy i odbiorcy komunikatu ustawia się raz, w Ustawienia → Komunikacja NFZ.
Wpisanie pacjenta do kolejki
Pacjent trafia do kolejki przy zakładaniu wizyty przyciskiem Nowa wizyta NFZ. W oknie wizyty wypełnia się:
| Pole |
Co wybrać |
| Świadczenie |
kolejka do komórki albo konkretne świadczenie (ortodoncja, protetyka) |
| Kryterium medyczne |
przypadek pilny albo stabilny |
| Kategoria pacjenta |
dla osoby wpisywanej na listę oczekujących zawsze 2. Oczekujący |
| Status wizyty |
pierwszorazowa albo kolejna |
Dodatkowo można zaznaczyć:
- Uwzględnienie terminu poprzedniego świadczeniodawcy,
- Przywrócenie na listę oczekujących,
- Przeniesienie na wcześniejszy termin art. 20 ust. 9a - zaznaczaj zawsze, gdy pacjent dostał wcześniejszy termin po zwolnieniu się miejsca. Ta liczba jest osobno raportowana do NFZ.
Program pilnuje kilku reguł i nie pozwoli zapisać wizyty, jeżeli:
- pacjent jest umówiony na dziś i jednocześnie wpisywany do kolejki,
- kategoria pacjenta nie zgadza się z tym, czy jest on na liście oczekujących,
- pacjent jest już w tej samej kolejce i nie został z niej skreślony.
Numer w kolejce nadaje się sam, osobno dla każdego roku, komórki i świadczenia.
Zmiana terminu, kryterium lub kategorii
Przy zmianie daty wizyty, kryterium medycznego albo kategorii pacjenta program poprosi o wpisanie powodu zmiany. Bez niego nie zapisze wizyty.
Poprzednia wersja wpisu zostaje zachowana w historii - dzięki temu w sprawozdaniu widać, że zmiana miała miejsce, i kiedy dokładnie.
Zmiana kategorii pacjenta z 2. Oczekujący na inną (na przykład 5. Kontynuujący leczenie) oznacza dla NFZ skreślenie z listy oczekujących. Program zgłosi taką osobę w sprawozdaniu jako skreśloną z powodu zmiany kategorii - nie trzeba jej dodatkowo skreślać ręcznie.
Skreślenie z kolejki
Pacjenta skreśla się przy usuwaniu albo zamykaniu wizyty NFZ. Program wymaga podania powodu skreślenia z listy zgodnej z rozporządzeniem (wykonanie świadczenia, rezygnacja, niezgłoszenie się, zgon i pozostałe).
Powód wykonanie świadczenia przez danego świadczeniodawcę ma szczególne znaczenie: na jego podstawie liczy się średni rzeczywisty czas oczekiwania, który NFZ publikuje w informatorze o terminach leczenia.
Data skreślenia decyduje o tym, w którym miesiącu skreślenie zostanie wykazane. Jeżeli odnotowują je Państwo z opóźnieniem, w oknie wizyty NFZ można wskazać właściwą datę wsteczną.
Uwaga: Skreślenie wykonane przez usunięcie wizyty z terminarza zapisuje się zawsze z datą bieżącą - tam nie ma pola daty. Jeżeli pacjent nie zgłosił się pod koniec miesiąca, a wizytę usuwają Państwo na początku następnego, skreślenie trafi do kolejnego okresu sprawozdawczego. W takiej sytuacji lepiej skreślić pacjenta z poziomu wizyty NFZ i wskazać właściwą datę.
Miesięczne sprawozdanie do NFZ
Otwórz Raporty NFZ → Raport listy oczekujących NFZ.
- Ustaw Datę wpisania - miesiąc i rok okresu sprawozdawczego.
- Sprawdź Datę rozpoczęcia raportowania. To data, od której program w ogóle bierze wpisy pod uwagę - zwykle ustawia się ją raz, na początku raportowania kolejek. Wpisy starsze niż ta data nie trafią do sprawozdania.
- Naciśnij Generuj raport. Na ekranie pojawią się liczby dla każdej kolejki: oczekujący, skreśleni, średni czas oczekiwania.
- Naciśnij Eksport KLX i zapisz plik.
- Program zapyta, czy raport zostanie wysłany do NFZ. Odpowiedź Tak zapisuje numery wersji w bazie, dzięki czemu następne sprawozdanie dostanie wyższy numer. Jeżeli plik powstał tylko na próbę, odpowiedz Nie.
- Wgraj plik KLX do Portalu Świadczeniodawcy.
Punkt 5 to jedyny moment, w którym program „zużywa" numer wersji. Odpowiedź Tak przy pliku, którego Państwo nie wyślą, spowoduje, że kolejne sprawozdanie będzie miało numer wyższy, niż NFZ się spodziewa. Nie jest to błąd blokujący, ale warto odpowiadać zgodnie ze stanem faktycznym.
Numery wersji - dlaczego NFZ odrzuca sprawozdanie
NFZ przyjmuje dane kolejki tylko wtedy, gdy mają wyższy numer wersji niż to, co już zostało przyjęte dla tej samej komórki i świadczenia. Numery prowadzi program, osobno dla każdej kolejki, i pamięta je w bazie danych - są więc wspólne dla wszystkich stanowisk w gabinecie.
Gdyby mimo to Portal zgłosił, że przyjął już wyższą wersję danych (na przykład dlatego, że część sprawozdań wysłano kiedyś z innego programu), w oknie raportu jest pole Minimalny numer wersji. Podnieś je do wartości wyższej niż ta, którą pokazuje NFZ, i wygeneruj plik ponownie.
Komunikaty przed zapisem pliku
Przed utworzeniem pliku program sprawdza komplet danych i pokazuje wszystkie braki naraz. Najczęstsze:
| Komunikat |
Co zrobić |
| brak identyfikatora technicznego komórki organizacyjnej |
uzupełnij w Ustawienia → Dane placówki → NFZ |
| pacjent nie ma numeru PESEL |
uzupełnij PESEL w kartotece pacjenta |
| brak przedziału wiekowego dla dzieci |
uzupełnij w Ustawienia → Dane placówki → Jednostka i komórka organizacyjna |
| pacjent nie ma ustawionego kryterium medycznego lub kategorii |
otwórz wizytę pacjenta i uzupełnij pola NFZ |
| brak danych do wysłania |
naciśnij najpierw Generuj raport; jeżeli tabela jest pusta, sprawdź zaznaczenie Uwzględnij komórkę w raportowaniu kolejek |
Pacjent bez numeru PESEL zatrzymuje wygenerowanie pliku - bez identyfikatora nie da się go wykazać w komunikacie. Dlatego warto uzupełniać PESEL już przy wpisywaniu pacjenta do kolejki, a nie dopiero pod koniec miesiąca.
Korekta za miniony miesiąc
Sprawozdanie za wcześniejszy okres przygotowuje się dokładnie tak samo: wystarczy ustawić Datę wpisania na miniony miesiąc i wygenerować raport jeszcze raz. Program wyliczy liczby według stanu na ostatni dzień tamtego miesiąca, a nie według dzisiejszego stanu bazy, i nada kolejce wyższy numer wersji. NFZ zastąpi wcześniej przyjęte dane nowymi.
Zobacz też
