Do czego służą ikony na wizytach?
Każda wizyta w terminarzu może wyświetlać pod nazwiskiem pacjenta zestaw małych ikon. Dzięki nim rejestracja jednym rzutem oka widzi najważniejsze informacje o wizycie - czy pacjent potwierdził termin, czy przyszedł do gabinetu, czy wizyta jest na NFZ, czy została opłacona online itd.
Po najechaniu kursorem na wizytę pojawia się dymek z pełnymi informacjami - te same ikony są w nim opisane słownie, wraz z rodzajem wizyty, telefonem pacjenta, statusem płatności i notatką do wizyty.
Info: Kolor ikon dopasowuje się automatycznie do koloru wizyty - na ciemnym tle ikony są białe, na jasnym ciemne. Znaczenie pozostaje to samo.
Co widać na krótkiej wizycie
Nawet krótka wizyta pokazuje najważniejsze informacje. Program układa treść kafelka w ustalonej kolejności i dokłada kolejne elementy, gdy jest na nie miejsce:
- Nazwisko z inicjałem imienia - widoczne zawsze,
- ikony wizyty,
- godziny wizyty (np. 09:35-10:20),
- pełne imię zamiast inicjału,
- opis wizyty.
Element, który nie mieści się w całości, nie jest pokazywany wcale - na kafelku nie ma przyciętych połówek tekstu. Pełne dane zawsze zobaczysz w dymku po najechaniu na wizytę.
Grupa pacjenta
Jeśli pacjent ma przypisaną grupę pacjenta, jej skrót (np. VIP) pojawia się na wizycie jako osobna plakietka przed ikonami. Pełna informacja Grupa pacjenta jest też w dymku po najechaniu na wizytę. Grupy definiuje się w kartotece - patrz Kartoteka pacjenta.
Statusy SMS i potwierdzenia wizyty
Jeśli korzystasz z powiadomień SMS, na wizycie pojawia się ikona pokazująca aktualny status wiadomości i reakcję pacjenta:
| Ikona |
Znaczenie |
| Pomarańczowy zegar |
SMS w trakcie wysyłki |
| Niebieski dymek z „ptaszkiem" |
SMS został wysłany |
| Zielony dymek z sylwetką |
SMS dostarczony na telefon pacjenta |
| Zielony symbol kliknięcia |
Pacjent potwierdził wizytę, klikając link w SMS-ie |
| Czerwony symbol kliknięcia |
Pacjent odwołał wizytę przez link w SMS-ie |
| Zielona słuchawka |
Wizyta potwierdzona telefonicznie lub ręcznie przez rejestrację |
| Ciemnoczerwony zegar |
Błąd wysyłki - SMS nie dotarł do pacjenta |
Czerwony symbol kliknięcia oznacza, że pacjent odwołał wizytę - warto od razu zwolnić termin lub skontaktować się z pacjentem.
Godzinę, o której pacjent kliknął „Potwierdzam" lub „Odwołuję", pokazuje dymek przy ikonie statusu SMS na liście umówionych wizyt w głównym oknie programu - dzięki temu wiadomo, czy pacjent odwołał wizytę z wyprzedzeniem, czy tuż przed terminem. Szczegóły opisuje artykuł Potwierdzenia wizyt online przez SMS.
Wizytę można oznaczyć jako potwierdzoną również ręcznie: kliknij wizytę prawym przyciskiem myszy i wybierz Obecność → Wizyta potwierdzona (np. po rozmowie telefonicznej z pacjentem).
Jeśli nie chcesz widzieć statusów SMS w terminarzu, możesz je wyłączyć w ustawieniach terminarza.
Obecność pacjenta
| Ikona |
Znaczenie |
| Czarna postać |
Pacjent jest obecny - zgłosił się i czeka w poczekalni |
| Czerwona przekreślona postać |
Brak obecności - pacjent nie pojawił się na wizycie |
Oba oznaczenia ustawiasz z menu wizyty (kliknij wizytę prawym przyciskiem myszy i wybierz Obecność):
- Obecność → Pacjent obecny - oznacza, że pacjent zgłosił się do gabinetu i czeka w poczekalni (czarna postać)
- Obecność → Dodaj brak obecności - odnotowuje, że pacjent nie stawił się na wizycie, z podaniem powodu (czerwona przekreślona postać)
Omyłkowo dodany brak obecności usuniesz opcją Obecność → Usuń brak obecności.
Powiadomienie "Pacjent czeka w poczekalni"
Gdy recepcja zaznaczy obecność pacjenta, na komputerze, na którym zalogowany jest lekarz prowadzący wizytę, pojawia się okienko z informacją, że pacjent czeka w poczekalni. Dźwięk tego powiadomienia ustawisz w Ustawienia → Ustawienia interfejsu, w sekcji Dźwięki powiadomień:
- Pacjent czeka w poczekalni - wybór dźwięku z listy (domyślnie Ding-dong, można też wybrać Bez dźwięku); przycisk Odtwórz pozwala go odsłuchać. Po wybraniu pozycji Własny plik WAV wskaż plik w polu Plik dźwięku (WAV).
- Powtarzaj dźwięk, dopóki okienko nie zostanie zamknięte - dźwięk odtwarza się co ustaloną liczbę sekund (od 5 do 300), aż ktoś zamknie okienko, najpóźniej przez 15 minut.
To ustawienie dotyczy tylko komputera, na którym je zmieniasz - każde stanowisko może mieć inny dźwięk.
Wskazówka: Historia nieobecności pacjenta zapisuje się w jego kartotece, a program sam
wylicza z niej ocenę frekwencji i pokazuje ostrzeżenie przy umawianiu kolejnej wizyty -
patrz Ocena frekwencji pacjenta.
Ostrzeżenie o frekwencji pacjenta
Poza ikonami samej wizyty program oznacza też pacjenta, który bywa nieobecny. Sylwetka
z zegarem nie pojawia się na kafelku wizyty w terminarzu, tylko w oknie umawiania wizyty
(od razu po wybraniu pacjenta, także przy umawianiu nowej wizyty, a nie dopiero przy jej
edycji), na liście umówionych wizyt i w oknie rozmowy telefonicznej:
| Ikona |
Znaczenie |
| Żółta sylwetka z zegarem |
Warto potwierdzić termin |
| Pomarańczowa sylwetka z zegarem |
Podwyższone ryzyko nieobecności |
| Ciemnopomarańczowa sylwetka z zegarem |
Duże ryzyko nieobecności |
Kolor nie bierze się z prostego licznika nieobecności - program ocenia frekwencję w skali 0-100
i bierze pod uwagę, jak dawno temu zdarzyły się nieobecności oraz czy pacjent uprzedzał
o odwołaniu. Po najechaniu na ikonę dymek wyjaśnia wynik. Szczegóły:
Ocena frekwencji pacjenta.
Nowy pacjent
Gwiazdka - to pierwsza wizyta tego pacjenta w Twoim gabinecie. Rejestracja od razu wie, że pacjenta trzeba przywitać, poprosić o wypełnienie ankiety zdrowotnej i zgód RODO.
Przekreślona kłódka - wizyta odblokowana
Znaczenie kłódki na kafelku wizyty jest teraz odwrotne niż wcześniej. Kłódka (przekreślona) pokazuje się przy wizycie odblokowanej, a wizyta zablokowana nie ma żadnej ikony.
Zablokowana wizyta jest chroniona przed przypadkowym przesunięciem albo rozciągnięciem myszą. Ponieważ zablokowana jest prawie każda wizyta (nowo umówione wizyty program blokuje domyślnie), kłódka przy każdej z nich niczego nie wyróżniała. Dlatego teraz:
| Na kafelku wizyty |
Znaczenie |
| Brak ikony kłódki |
Wizyta zablokowana - nie przesuniesz jej przypadkiem myszą |
| Przekreślona kłódka |
Wizyta odblokowana - można ją przeciągnąć na inną godzinę lub zmienić jej długość myszą |
W dymku po najechaniu na wizytę zablokowana wizyta nadal ma zwykłą kłódkę z podpisem Zablokowane.
Aby przesunąć zablokowaną wizytę, najpierw ją odblokuj: kliknij wizytę prawym przyciskiem myszy i wybierz Odblokuj | Zablokuj. Tą samą opcją zablokujesz ją z powrotem.
Nie da się odblokować:
- wizyty z zaznaczonym brakiem obecności,
- wizyty dodanej do harmonogramu lub kolejki oczekujących NFZ - aby zmienić termin, edytuj wizytę albo usuń ją i wprowadź ponownie,
- rezerwacji online.
Jeśli w Twoim gabinecie nowe wizyty nie powinny być blokowane automatycznie, zaznacz opcję Nie blokuj wizyty automatycznie. w Ustawienia → Ustawienia interfejsu. Wtedy nowo umówione wizyty będą od razu odblokowane i będą miały przekreśloną kłódkę.
NFZ
| Ikona |
Znaczenie |
| Ikona NFZ |
Wizyta rozliczana w ramach NFZ |
| Ikona NFZ z kolejką |
Wizyta NFZ wpisana do kolejki oczekujących |
Wizyta otrzymuje ikonę NFZ, gdy przy umawianiu zaznaczysz opcję Wizyta NFZ w formularzu wizyty.
Rezerwacja online
Ikona rezerwacji online pojawia się na wizytach, które pacjenci umówili samodzielnie przez internetowy system rezerwacji SmartDental. Od razu widać, które terminy pochodzą z rejestracji online, a które zostały umówione w gabinecie.
RVG - zdjęcie panoramiczne
Ikona RVG pojawia się, gdy w danych pacjenta zaznaczono Zdjęcie panoramiczne. Lekarz jeszcze przed wizytą wie, że pacjent ma wykonany pantomogram.
Portfel - płatność online
Jeśli korzystasz z płatności online (Tpay lub PayU), na wizycie pojawia się ikona portfela, której kolor pokazuje status płatności:
| Kolor portfela |
Status |
| Zielony |
Opłacono - płatność zaksięgowana |
| Pomarańczowy |
Czeka - pacjent nie dokończył płatności |
| Czerwony |
Błąd lub płatność anulowana |
| Fioletowy |
Zwrócona - środki oddane pacjentowi |
Po najechaniu na wizytę dymek pokazuje dodatkowo operatora płatności, dokładny status i kwotę.
Wizyty ze ZnanyLekarz
Wizyty pobrane z portalu ZnanyLekarz wyróżniają się w terminarzu niebieskim tłem oraz ikoną ZnanyLekarz. Są też zawsze zablokowane (dlatego nie mają kłódki na kafelku), a jeśli to pierwszy kontakt pacjenta z gabinetem - dodatkowo oznaczone ikoną nowego pacjenta.
Wizytami ZnanyLekarz zarządzasz z menu pod prawym przyciskiem myszy - możesz zgłosić obecność pacjenta, przyporządkować go do lokalnej kartoteki lub anulować rezerwację.
Zestawienie wszystkich ikon
| Ikona |
Znaczenie |
Skąd się bierze |
| Zegar (pomarańczowy) |
SMS w trakcie wysyłki |
Automatycznie po wysłaniu SMS |
| Dymek z „ptaszkiem" (niebieski) |
SMS wysłany |
Automatycznie |
| Dymek z sylwetką (zielony) |
SMS dostarczony |
Automatycznie |
| Symbol kliknięcia (zielony) |
Pacjent potwierdził wizytę linkiem |
Kliknięcie pacjenta w link z SMS |
| Symbol kliknięcia (czerwony) |
Pacjent odwołał wizytę linkiem |
Kliknięcie pacjenta w link z SMS |
| Słuchawka (zielona) |
Wizyta potwierdzona telefonicznie |
Menu Obecność → Wizyta potwierdzona |
| Zegar (ciemnoczerwony) |
Błąd wysyłki SMS |
Automatycznie |
| Czarna postać |
Pacjent obecny w poczekalni |
Menu Obecność → Pacjent obecny |
| Czerwona przekreślona postać |
Brak obecności pacjenta |
Menu Obecność → Dodaj brak obecności |
| Sylwetka z zegarem (żółta / pomarańczowa / ciemnopomarańczowa) |
Ryzyko nieobecności pacjenta |
Automatycznie z oceny frekwencji |
| Gwiazdka |
Pierwsza wizyta pacjenta |
Automatycznie |
| Przekreślona kłódka |
Wizyta odblokowana (zablokowana jest bez ikony) |
Menu Odblokuj | Zablokuj albo opcja Nie blokuj wizyty automatycznie. |
| Plakietka ze skrótem grupy |
Grupa pacjenta |
Pole Grupa pacjenta w kartotece |
| NFZ |
Wizyta NFZ |
Opcja Wizyta NFZ w formularzu |
| NFZ z kolejką |
Wizyta NFZ w kolejce oczekujących |
Dodanie do kolejki NFZ |
| Rezerwacja online |
Wizyta umówiona przez internet |
Rezerwacja online pacjenta |
| RVG |
Pacjent ma zaznaczone zdjęcie panoramiczne |
Pole Zdjęcie panoramiczne w danych pacjenta |
| Portfel (kolorowy) |
Status płatności online |
Płatność Tpay / PayU |
| Logo ZnanyLekarz |
Wizyta z portalu ZnanyLekarz |
Integracja ZnanyLekarz |
