Do czego służy
Medidesk to system obsługi kontaktu z pacjentem (telefony, kampanie, call center). Żeby rozpoznawał dzwoniących i prowadził kampanie na własnej bazie, potrzebuje kontaktów z kartoteki gabinetu.
SmartDental przygotowuje plik CSV w formacie wymaganym przez Medidesk - z nagłówkiem Id, First name, Last name, E-mail, Phone 1... i kodowaniem UTF-8.
Jak wykonać eksport
- Wejdź w menu Narzędzia → Eksport kontaktów do Medidesk (CSV).
- Ustaw zakres i kolumny (opis niżej).
- Kliknij Eksportuj i wskaż miejsce zapisu pliku.
- Po eksporcie pokaże się podsumowanie z listą pominiętych kartotek.
Funkcja jest schowana za uprawnieniem Administracja | Eksport danych do systemów zewnętrznych. Każdy eksport zapisuje się w rejestrze eksportów.
Kolumna „Id" - dlaczego jest najważniejsza
W kolumnie Id zapisywany jest numer kartoteki SmartDental. Dzięki temu kolejny eksport aktualizuje istniejące kontakty w Medidesku, zamiast tworzyć duplikaty.
Nie zmieniaj kolumny Id po eksporcie i nie sortuj pliku w Excelu tak, żeby rozjechał się z resztą wierszy. Bez poprawnego Id Medidesk potraktuje każdy wiersz jako nowy kontakt.
Kogo eksportować
W sekcji Kogo eksportować zaznaczasz zawężenia:
- Tylko aktywne kartoteki - bez kart archiwalnych,
- Tylko pacjenci ze zgodą na kontakt marketingowy,
- Tylko pacjenci z wizytą od wskazanej daty - baza aktywnych, a nie sprzed dziesięciu lat.
Kolumna Marketing consent w pliku wypełniana jest zawsze. Zaznaczenie „tylko ze zgodą" decyduje o czymś innym: czy pacjenci bez zgody w ogóle trafią do pliku.
Grupa VIP
Pole Grupa oznaczana jako VIP pozwala wskazać grupę pacjentów, która w Medidesku dostanie oznaczenie VIP. Bez wskazania grupy wszyscy trafiają tam jako zwykłe kontakty.
Kolumny opcjonalne
Domyślnie z danych dodatkowych wychodzi adres e-mail i data urodzenia. Świadomie włącza się:
PESEL i paszport służą Medideskowi do scalania kontaktów przy kolejnych importach, ale to dane wrażliwe. Wysyłaj je tylko wtedy, gdy obejmuje je umowa powierzenia przetwarzania zawarta z Medideskiem.
- Separator: przecinek albo średnik,
- Znacznik BOM - poprawia podgląd pliku w Excelu (polskie znaki nie rozsypują się przy otwarciu dwuklikiem).
Co program sprawdza przed zapisem
Plik odrzucony w całości przez Medidesk z powodu kilku wadliwych wierszy to strata dnia. Dlatego program kontroluje dane wcześniej:
- pomija kartoteki bez imienia, nazwiska lub telefonu - Medidesk i tak by ich nie przyjął,
- usuwa błędny adres e-mail i niepoprawny numer PESEL zamiast narażać cały kontakt na odrzucenie,
- płeć i datę urodzenia bierze z numeru PESEL, żeby nie rozjechały się z jego treścią.
Lista pominiętych kartotek pokazuje się w podsumowaniu po eksporcie - warto ją przejrzeć, bo najczęściej wskazuje po prostu karty bez numeru telefonu.
Wgranie pliku w Medidesku
- W Medidesku wejdź w Kartoteka → Import kontaktów.
- Kliknij Nowy import i wskaż wygenerowany plik CSV.
Sam import wykonuje się po stronie Medidesku w godzinach wieczornych - kontakty nie pojawią się od razu po wgraniu pliku.
Zobacz też
