Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Naliczanie wynagrodzeń lekarzy za okres - tryby Brak/Kwotowy/Procentowy, podgląd przed wysyłką maila, ładny wydruk PDF
Raport rozliczeń pracowników w jednym oknie pokazuje wszystko, co potrzebne do naliczenia wynagrodzeń lekarzy za wybrany okres:
Manager lub właściciel otwiera jedno okno i widzi komplet - bez przełączania się między raportami.
Menu Raporty → Raport rozliczeń pracowników (drugi raport na liście, zaraz po Raporcie finansowym gabinetu - jeden z najczęściej używanych).
Raport dotyczy pracowników z kategorii "Leczenie" (lekarze, ale też np. higienistki stomatologiczne).
Dostęp wymaga uprawnienia do raportów zbiorczych. Pracownicy bez tego uprawnienia widzą tylko swój raport osobisty.
Każdy pracownik ma w swojej edycji ustawiony tryb rozliczenia: Brak, Kwotowy lub Procentowy. Raport używa trybu indywidualnie per pracownik (tryb domyślny Auto) - w jednym raporcie część lekarzy może być liczona kwotowo, inni procentowo, jeszcze inni archiwalnie.
W kolumnie Tryb w zestawieniu widzisz, jak konkretnie został policzony dany pracownik.
Pracownik, który nie ma ustawionego trybu (lub ma "Brak"), liczony jest archiwalnie - z prowizji zapisanej przy zabiegu. Wartość pochodzi z pola Prowizja pracownika 1 w słowniku procedur (Ustawienia → Słowniki → Procedury → edycja procedury → pole "Prowizja pracownika 1") w momencie wykonywania zabiegu.
Tryb archiwalny jest odporny na zmiany stawek w czasie - jeśli zmienisz "Prowizję pracownika 1" w słowniku procedur dzisiaj, raport za poprzedni miesiąc dalej pokaże kwoty obowiązujące wtedy. Wartość jest "zamrożona" w momencie wykonania zabiegu.
Pracownik dostaje stałą kwotę za każdą procedurę, niezależnie od jej ceny. Stawki konfiguruje się w Ustawienia → Prowizje pracowników → Prowizje kwotowe pracowników.
Tryb używany typowo, gdy lekarz dostaje np. 80 zł za każde wypełnienie niezależnie czy zabieg kosztował 200 czy 500 zł.
Liczone z aktualnych stawek z modułu prowizji kwotowych - dla każdego zabiegu raport dobiera stawkę obowiązującą w dniu jego wykonania (stawki mają datę „Obowiązuje od", więc nowy cennik nie zmienia rozliczeń za wcześniejsze okresy). Jeśli dla konkretnej procedury nie ma stawki indywidualnej, raport używa stawki domyślnej z cennika procedur (kolumna „Domyślna (cennik)").
Pracownik dostaje procent od netto zabiegu, gdzie: - Netto = cena po rabatach − koszt materiałów - Procent jest definiowany per kategoria procedury (np. 40% za stomatologię, 50% za chirurgię) - Protetyka oddana ma osobną stawkę procentową
Stawki konfiguruje się w Ustawienia → Prowizje pracowników → Prowizje procentowe pracowników.
Procent liczony jest od netto po rabatach i materiałach - nie od brutto. Dzięki temu pracownik dostaje procent z realnego zysku, a nie z kwot, które obejmują rabaty i materiały płacone przez właściciela.
Z górnego paska filtrów można wymusić jeden tryb dla wszystkich pracowników w danym uruchomieniu raportu (Archiwalne / Kwotowe / Procentowe). Przydatne np. gdy chcesz porównać "ile dany zespół by zarobił, gdyby wszyscy byli rozliczani procentowo".
Domyślny wybór to Auto - każdy pracownik wg swojego ustawienia.
U góry okna:
Po ustawieniu filtrów kliknij Generuj raport (zielony przycisk).
Górna tabela pokazuje wszystkich lekarzy w okresie:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Pracownik | Imię i nazwisko lekarza |
| Tryb | Tryb rozliczenia użyty dla tego pracownika (Archiwalny/Kwotowy/Procentowy) |
| Zabiegi | Liczba wykonanych pozycji |
| Brutto | Suma cen przed rabatami |
| Rab. prac. | Rabaty udzielone przez lekarza |
| Rab. właśc. | Rabaty udzielone przez właściciela/managera |
| Netto | Przychód po rabatach (brutto − rabaty) |
| Materiały | Suma kosztów materiałów |
| Prot. przych. / koszt / netto | Dane z prac protetycznych |
| Wypł. zabiegi | Wypłata z samych zabiegów |
| Wypł. protetyka | Wypłata z protetyki |
| RAZEM | Łączna kwota do wypłaty |
| % od netto | Wskaźnik (jaki % netto stanowi wypłata) |
| Bez kategorii | Liczba zabiegów bez przypisanej kategorii (dotyczy trybu procentowego). Wartość większa od zera wyświetla się na czerwono - te zabiegi nie naliczyły prowizji |
Nad tabelą wyświetlają się sumaryczne kwoty dla całego zespołu.
Jeśli choć jeden pracownik ma zabiegi bez kategorii (tryb procentowy), nad zestawieniem pojawi się żółty baner ostrzegawczy z łączną liczbą takich zabiegów. To sygnał, że ktoś dodał procedurę „z palca" bez kategorii - taki zabieg nie nalicza prowizji procentowej. Sprawdź te pozycje w zakładce Zabiegi i uzupełnij kategorie w słowniku procedur.
Kliknij wiersz w zestawieniu - dolna część okna pokaże szczegóły wybranego pracownika w trzech zakładkach.
Lista wszystkich procedur wykonanych w okresie: data, pacjent, kategoria, procedura, cena, rabat, netto, materiały, netto po materiałach oraz Prowizja.
Kolumna Prowizja pokazuje kwotę naliczoną za dany zabieg zgodnie z trybem rozliczenia wybranym w raporcie (kwotowym, procentowym lub archiwalnym). Suma tej kolumny odpowiada wartości Wypł. zabiegi z zestawienia zbiorczego - dzięki temu rozbicie na pojedyncze zabiegi zawsze zgadza się z sumą u góry.
Pozycje usunięte wyświetlają się czerwone i przekreślone - nie liczą się do wypłaty (mają prowizję 0), ale są widoczne, żeby manager wiedział, co odjęto.
Prace protetyczne oddane pacjentowi w okresie: data, pacjent, numer zlecenia, praca, cena, rabat, netto, koszt pracowni.
Karta z wyliczeniem "krok po kroku" - od liczby zabiegów i przychodu brutto, przez rabaty i koszty, aż do RAZEM do wypłaty (pogrubione).
Górny przycisk - drukuje lub eksportuje całe zestawienie zbiorcze (wszystkich lekarzy) do PDF lub Excela. Otwiera podgląd PrintPreview DevExpress.
Dolny przycisk - drukuje rozliczenie konkretnego lekarza w formacie identycznym jak mail.
Po kliknięciu otwiera się podgląd HTML z tabelami zabiegów i protetyki. Klikasz Drukuj / Zapisz PDF: - Wybierz fizyczną drukarkę → wydruk papierowy (do podpisu przez pracownika) - Wybierz "Microsoft Print to PDF" → zapisanie pliku PDF (do archiwum lub wysyłki mailem)
Wydruk i mail mają identyczny wygląd - to ten sam szablon HTML. Pracownik dostaje tę samą formę do akceptacji niezależnie od kanału.
Wysyła rozliczenie wybranego lekarza na jego adres e-mail (z karty pracownika, pole "E-mail").
Przed wysyłką otwiera się podgląd maila z możliwością edycji: - Do - adresat (możesz zmienić) - Temat - temat (edytowalny) - Notatka - pole tekstowe; treść wstawiana w mail nad tabelami (np. "Dzień dobry, w załączeniu rozliczenie. Wynagrodzenie wypłacę do 15-tego.") - Podgląd HTML - pokazuje jak mail będzie wyglądał u odbiorcy
Klik Wyślij → wysyłka SMTP. Klik Anuluj → bez wysyłki.
Przycisk Wyślij e-mail jest nieaktywny, jeśli lekarz nie ma zapisanego adresu e-mail w karcie pracownika.
W mailu (i wydruku) dane pacjentów są zanonimizowane - pierwszy człon nazwiska zostaje pierwsza litera + gwiazdki, pozostałe człony tylko inicjał:
Wymóg RODO - gdyby mail trafił w niepowołane ręce, dane pacjentów nie są łatwe do odczytania. Pracownik rozpoznaje swoich pacjentów (pamięta wizyty), a obcy nie.
Ustawienia → Prowizje pracowników → Prowizje kwotowe pracowników
Wybierasz lekarza i ustawiasz kwoty per procedura. Polem „Obowiązuje od" określasz, od kiedy obowiązuje dany cennik - możesz wprowadzić nowe stawki na kolejny okres bez utraty poprzednich, a raport dobiera właściwą wersję do daty zabiegu. Możliwy jest też import domyślnych kwot z cennika oraz kopiowanie stawek od innego lekarza.
Zobacz też: Prowizje kwotowe dla pracowników - szczegółowy opis konfiguracji cennika i wersjonowania stawek.
Ustawienia → Prowizje pracowników → Prowizje procentowe pracowników
Wybierasz lekarza i ustawiasz procenty per kategoria zabiegów. Ostatni wiersz "Protetyka oddana" - osobna stawka dla prac protetycznych. Działa też kopiowanie stawek od innego lekarza.
W edycji pracownika (sekcja Rozliczenie z gabinetem) wybierasz combo: Brak / Kwotowy / Procentowy.
Aby rozliczenia kwotowe i procentowe działały poprawnie, każdy zabieg musi pochodzić ze słownika procedur:
Dlatego zalecamy włączenie opcji „Blokuj możliwość dodawania nowych rozpoznań i procedur" w Ustawienia → Ustawienia interfejsu. Przy włączonej blokadzie pracownik musi wybrać procedurę ze słownika - nie da się dodać własnego wpisu.
Gdy w karcie pracownika ustawiasz tryb rozliczenia na Kwotowy lub Procentowy, a blokada jest wyłączona, program wyświetli przypomnienie o włączeniu tej opcji.
Jeśli brakuje Ci jakiejś procedury w słowniku - dodaj ją w Ustawienia → Słowniki → Procedury (z odpowiednią kategorią), potem użyj w wizycie.
Manager pierwszego dnia miesiąca rozlicza zespół za poprzedni miesiąc:
Raport wymaga uprawnienia dostępu do raportów zbiorczych. Pracownik, który nie powinien widzieć rozliczeń kolegów, nie powinien mieć tego uprawnienia.
Zobacz też: Raport finansowy gabinetu - wskaźniki KPI właściciela/managera (przychód, wynik, porównanie z poprzednim okresem).
