Jak SmartDental chroni dane pacjentów?
SmartDental 2.0 został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie danych pacjentów i spełnieniu wymogów RODO. Program oferuje kilka niezależnych warstw ochrony, które razem skutecznie zabezpieczają dostęp do danych medycznych i finansowych gabinetu.
Logowanie z hasłem
Każdy użytkownik loguje się do programu własnym kontem i hasłem. Program wymusza stosowanie silnych haseł (od 10 do 128 znaków, mała i wielka litera oraz cyfra lub znak specjalny - można używać całych fraz) oraz ich regularną zmianę co 30 dni. Dzięki temu każdy dostęp do danych jest przypisany do konkretnej osoby i rejestrowany w historii.
Hasła nie da się zgadywać w nieskończoność. Po 5 nieudanych próbach konto zwalnia na minutę, po 10 na 5 minut, po 15 na kwadrans, a po 20 na godzinę. Licznik zeruje się po poprawnym zalogowaniu i jest wspólny dla całego gabinetu, więc przejście do innego komputera nic nie daje. Blokada jest domyślnie włączona (Ustawienia → Ustawienia interfejsu, sekcja Bezpieczeństwo sesji).
Przywrócenie hasła przyciskiem Zapomniałem hasła zostawia ślad w rejestrze logowań i dla tego samego pracownika jest możliwe najwyżej raz na 15 minut. Nowe hasło jest wysyłane mailem przed zapisaniem - jeśli wiadomość nie wyjdzie, stare hasło nadal działa.
Gdy na którymś komputerze gabinetu działa starsza wersja SmartDental, okno główne podpowiada, które to stanowisko. Warto aktualizować wszystkie komputery - dopiero wtedy hasła pracowników zapisują się w bezpieczniejszy sposób.
Szczegóły znajdziesz w artykule Zarządzanie pracownikami.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
Dla dodatkowej ochrony kont użytkowników SmartDental oferuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Po włączeniu 2FA, oprócz hasła, przy każdym logowaniu wymagany jest jednorazowy 6-cyfrowy kod generowany przez aplikację na telefonie pracownika (Google Authenticator, Microsoft Authenticator). Nawet jeśli hasło zostanie przejęte - bez telefonu pracownika nikt nie uzyska dostępu do programu.
Szczegółowa konfiguracja opisana jest w artykule Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA).
Od wersji 4.1.7.5 włączanie 2FA jest czasowo wstrzymane. Pracownicy, którzy już mają 2FA, logują się z kodem jak dotąd.
Automatyczne wylogowanie
Program automatycznie wyloguje użytkownika po określonym czasie bezczynności. Chroni to dane pacjentów w sytuacji gdy pracownik odejdzie od komputera nie zamykając programu. Czas sesji jest widoczny w górnej części okna i zmienia kolor gdy zbliża się koniec - dając pracownikowi czas na reakcję.
Szczegółowy opis w artykule Automatyczne wylogowanie.
Precyzyjny system uprawnień
Każdy pracownik ma dostęp wyłącznie do tych części programu, które są niezbędne do jego pracy. Administrator może dokładnie określić co widzi recepcjonistka, co lekarz, a co menadżer. Możliwe jest też ukrycie danych finansowych poszczególnych pracowników przed innymi użytkownikami programu.
Szczegółowy opis w artykule Zarządzanie pracownikami.
Dokumenty i zdjęcia poza zasięgiem ransomware
SmartDental może przesyłać dokumenty i zdjęcia pacjentów przez SFTP - szyfrowanym połączeniem z serwerem plików, z weryfikacją, że to właściwy serwer. To dodatkowa warstwa ochrony przed oprogramowaniem szyfrującym dane dla okupu (ransomware). Archiwum nie jest wtedy widoczne w systemie Windows jako dysk ani folder sieciowy, więc złośliwe oprogramowanie nie ma go jak znaleźć. Pliki otwiera wyłącznie program, a każdy wgląd trafia do rejestru dostępu do kartotek.
Włącza się to raz dla całego gabinetu w Ustawienia → Ustawienia sieciowe → Dokumenty i zdjęcia (SFTP). Szczegóły w artykule Dokumenty i zdjęcia przez SFTP.
Szyfrowanie połączenia z bazą
Połączenie między programem a bazą danych można zaszyfrować - dane pacjentów przestają być wtedy czytelne dla kogokolwiek, kto podsłuchuje ruch w sieci gabinetu. Opis w artykule Szyfrowanie połączenia z bazą.
Archiwizacja i ochrona przed utratą danych
SmartDental umożliwia tworzenie kopii zapasowych bazy danych bezpośrednio z poziomu programu (Narzędzia → Archiwizacja bazy danych). Regularna archiwizacja na zewnętrzny nośnik lub serwer sieciowy chroni przed utratą danych w wyniku awarii sprzętu, ataku ransomware lub innych zdarzeń losowych. Najlepiej, gdy przynajmniej jedna kopia nie jest stale podłączona do sieci gabinetu.
Archiwum można zabezpieczyć hasłem. Archiwum z hasłem jest szyfrowane algorytmem AES-256, a bez hasła powstaje zwykły plik ZIP, który otworzy każdy, kto się do niego dostanie. Zalecamy ustawienie hasła - zwłaszcza gdy kopia trafia na dysk sieciowy, dysk przenośny albo do chmury.
Kopia może powstawać automatycznie, codziennie o ustalonej porze (domyślnie 22:00). Wykonuje ją jedno wskazane stanowisko - to, które wieczorem pozostaje włączone - a program usuwa stare archiwa według zadanej retencji i zapisuje wynik każdej próby, także nieudanej. Szczegóły znajdziesz w artykule Kopia zapasowa danych.
Zgodność z RODO
SmartDental wspiera placówkę jako administratora danych osobowych w wypełnianiu obowiązków wynikających z RODO - poprzez rejestrowanie dostępu do danych, kontrolę uprawnień oraz narzędzia do archiwizacji. Ostateczna odpowiedzialność za ochronę danych spoczywa na placówce.
Program prowadzi trzy odrębne rejestry, do których zajrzysz w oknie Dokumentacja:
- rejestr logowań - kto i kiedy logował się do programu, z którego stanowiska, wraz z nieudanymi próbami;
- rejestr dostępu do kartotek - kto otwierał kartę pacjenta, wizytę oraz dokumenty i zdjęcia;
- historia eksportów i udostępnień - kiedy dokumentacja opuszczała gabinet i w czyje ręce trafiła.
Wpisy są wyłącznie dopisywane - program nie ma żadnej drogi ich edytowania ani kasowania. Okno Dokumentacja wymaga uprawnienia Menadżer | Raporty dokumentacji i RODO.
