Jak SmartDental chroni dane pacjentów?
SmartDental 2.0 został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie danych pacjentów i spełnieniu wymogów RODO. Program oferuje kilka niezależnych warstw ochrony, które razem skutecznie zabezpieczają dostęp do danych medycznych i finansowych gabinetu.
Logowanie z hasłem
Każdy użytkownik loguje się do programu własnym kontem i hasłem. Program wymusza stosowanie silnych haseł (co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery, cyfry lub znaki specjalne) oraz ich regularną zmianę co 30 dni. Dzięki temu każdy dostęp do danych jest przypisany do konkretnej osoby i rejestrowany w historii.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
Dla dodatkowej ochrony kont użytkowników SmartDental oferuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Po włączeniu 2FA, oprócz hasła, przy każdym logowaniu wymagany jest jednorazowy 6-cyfrowy kod generowany przez aplikację na telefonie pracownika (Google Authenticator, Microsoft Authenticator). Nawet jeśli hasło zostanie przejęte - bez telefonu pracownika nikt nie uzyska dostępu do programu.
Szczegółowa konfiguracja opisana jest w artykule Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA).
Automatyczne wylogowanie
Program automatycznie wyloguje użytkownika po określonym czasie bezczynności. Chroni to dane pacjentów w sytuacji gdy pracownik odejdzie od komputera nie zamykając programu. Czas sesji jest widoczny w górnej części okna i zmienia kolor gdy zbliża się koniec - dając pracownikowi czas na reakcję.
Szczegółowy opis w artykule Automatyczne wylogowanie.
Precyzyjny system uprawnień
Każdy pracownik ma dostęp wyłącznie do tych części programu, które są niezbędne do jego pracy. Administrator może dokładnie określić co widzi recepcjonistka, co lekarz, a co menadżer. Możliwe jest też ukrycie danych finansowych poszczególnych pracowników przed innymi użytkownikami programu.
Szczegółowy opis w artykule Zarządzanie pracownikami.
Archiwizacja i ochrona przed utratą danych
SmartDental umożliwia tworzenie kopii zapasowych bazy danych bezpośrednio z poziomu programu (Narzędzia → Archiwizuj). Regularna archiwizacja na zewnętrzny nośnik lub serwer sieciowy chroni przed utratą danych w wyniku awarii sprzętu lub innych zdarzeń losowych.
Od wersji 4.1.3.7 każde archiwum jest szyfrowane algorytmem AES-256 i wymaga hasła - również wtedy, gdy trafia na dysk sieciowy albo do chmury.
Od wersji 4.1.3.8 kopia może powstawać automatycznie, codziennie o ustalonej porze (domyślnie 22:00). Wykonuje ją jedno wskazane stanowisko - to, które wieczorem pozostaje włączone - a program usuwa stare archiwa według zadanej retencji i zapisuje wynik każdej próby, także nieudanej. Szczegóły znajdziesz w artykule Kopia zapasowa danych.
Zgodność z RODO
SmartDental wspiera placówkę jako administratora danych osobowych w wypełnianiu obowiązków wynikających z RODO - poprzez rejestrowanie dostępu do danych, kontrolę uprawnień oraz narzędzia do archiwizacji. Ostateczna odpowiedzialność za ochronę danych spoczywa na placówce.
Program prowadzi trzy odrębne rejestry, do których zajrzysz w oknie Dokumentacja:
- rejestr logowań - kto i kiedy logował się do programu, z którego stanowiska, wraz z nieudanymi próbami;
- rejestr dostępu do kartotek - kto otwierał kartę pacjenta, wizytę oraz dokumenty i zdjęcia (od wersji 4.1.3.7);
- historia eksportów i udostępnień - kiedy dokumentacja opuszczała gabinet i w czyje ręce trafiła.
Wpisy są wyłącznie dopisywane - program nie ma żadnej drogi ich edytowania ani kasowania. Okno Dokumentacja wymaga uprawnienia Menadżer | Raporty dokumentacji i RODO.
