Czym jest ReceptionOS?
ReceptionOS to voicebot (asystent głosowy AI), który odbiera telefony od pacjentów i samodzielnie umawia wizyty. Po połączeniu usługi z SmartDental voicebot może:
- odczytać listę lekarzy, specjalizacji i wolnych terminów,
- automatycznie utworzyć wizytę w terminarzu,
- automatycznie założyć kartotekę pacjenta.
Dzięki temu telefony obsługiwane są całą dobę, a rezerwacje pojawiają się bezpośrednio w terminarzu programu - bez udziału recepcji.
Usługa jest domyślnie wyłączona. Jej włączenie oznacza udostępnienie danych osobowych pacjentów (imię, nazwisko, telefon, e-mail) dostawcy voicebota. Upewnij się, że placówka ma z dostawcą zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO).
Gdzie się to konfiguruje?
Przejdź do Ustawienia → ReceptionOS.
Ekran ustawień podzielony jest na sekcje: Stan usługi, Klucz API, Dozwolone adresy IP oraz Adres API dla dostawcy.
Krok 1 - Wygenerowanie klucza API
Klucz API uwierzytelnia połączenia voicebota z Twoim programem - to on decyduje, że wizyty umawia właśnie Twój dostawca ReceptionOS, a nie ktoś obcy.
- W sekcji Klucz API kliknij Generuj nowy klucz.
- Kliknij Kopiuj, aby skopiować klucz do schowka.
- Przekaż skopiowany klucz dostawcy voicebota ReceptionOS.
Wygenerowanie nowego klucza unieważnia poprzedni. Jeśli zrobisz to po uruchomieniu usługi, voicebot straci dostęp do czasu przekazania nowego klucza dostawcy.
Krok 2 - Ograniczenie dostępu do adresów IP (zalecane)
W sekcji Dozwolone adresy IP możesz wskazać, z jakich adresów internetowych voicebot może się łączyć. To dodatkowe zabezpieczenie - nawet gdyby klucz API trafił w niepowołane ręce, połączenie z innego adresu zostanie odrzucone.
- Wpisz adresy otrzymane od dostawcy voicebota, rozdzielone przecinkami.
- Dozwolone są pojedyncze adresy (np.
203.0.113.10) lub całe podsieci (np. 198.51.100.0/24).
Jeśli zostawisz to pole puste, dostęp będzie możliwy z dowolnego adresu, a jedynym zabezpieczeniem pozostanie klucz API. Zalecamy uzupełnienie listy adresami dostawcy.
Krok 3 - Włączenie usługi
- W sekcji Stan usługi kliknij przełącznik. Podpis zmieni się z Usługa wyłączona na Usługa włączona.
- Pojawi się okno Włączenie usługi ReceptionOS z przypomnieniem o zakresie udostępnianych danych i obowiązku umowy RODO. Potwierdź przyciskiem Tak.
- Kliknij Zapisz.
Po zapisaniu zobaczysz komunikat potwierdzający, np. „Zapisano. Usługa ReceptionOS jest włączona z dostępem ograniczonym do wskazanych adresów IP."
Jeśli włączysz usługę z pustą listą adresów IP, program wyświetli ostrzeżenie, że dostępu chroni wyłącznie klucz API.
Krok 4 - Przekazanie adresu API dostawcy
W sekcji Adres API dla dostawcy znajduje się adres, pod którym voicebot łączy się z Twoim programem.
- Kliknij Kopiuj.
- Przekaż adres dostawcy voicebota ReceptionOS (razem z kluczem API z kroku 1).
Jeśli w tym miejscu widnieje komunikat „domena nie została jeszcze przydzielona", oznacza to, że nie jest uruchomiona usługa zdalnego dostępu (WebHook), z której korzysta ReceptionOS. Skontaktuj się z pomocą techniczną SmartDental w celu jej uruchomienia.
Wyłączenie usługi
Aby wstrzymać telefoniczną rezerwację, w sekcji Stan usługi przestaw przełącznik na Usługa wyłączona i kliknij Zapisz. Voicebot natychmiast utraci dostęp do terminarza. Klucz API i lista adresów IP pozostają zapisane - możesz włączyć usługę ponownie w każdej chwili.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć osobną umowę z dostawcą voicebota?
Tak. ReceptionOS to usługa zewnętrzna. Voicebotowi udostępniasz dane osobowe pacjentów, dlatego placówka powinna mieć z dostawcą zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO).
Voicebot przestał umawiać wizyty - co sprawdzić?
Upewnij się, że w Ustawieniach → ReceptionOS usługa jest włączona (Usługa włączona). Sprawdź też, czy dostawca ma aktualny klucz API - jeśli niedawno wygenerowałeś nowy klucz, poprzedni przestał działać. Zweryfikuj również, czy adres, z którego łączy się voicebot, mieści się na liście Dozwolonych adresów IP.
Czym różni się ReceptionOS od terminarza online?
Terminarz online pozwala pacjentom samodzielnie rezerwować wizyty przez internet (np. z widgetu na stronie). ReceptionOS obsługuje rezerwacje przez telefon - to voicebot rozmawia z pacjentem i umawia wizytę głosowo. Obie usługi mogą działać równolegle.
Czy mogę zmienić klucz API bez wyłączania usługi?
Tak, ale pamiętaj, że nowy klucz od razu unieważnia poprzedni. Po wygenerowaniu i zapisaniu nowego klucza jak najszybciej przekaż go dostawcy, aby voicebot nie stracił dostępu.
