Co daje panel rozmowy
Każda rozmowa telefoniczna zostawia w programie trwały ślad. Dzięki temu:
- nieodebrany telefon nie ginie, także ten z czasu, gdy program był zamknięty,
- możesz zapisać „oddzwoniłam, pacjent umówiony",
- kartoteka pacjenta ma historię kontaktu.
Każda rozmowa trafia do rejestru w bazie. Rejestr jest wspólny dla całego gabinetu - rozmowę
odebraną na jednym stanowisku widać na wszystkich.
Jak otworzyć panel
Przycisk ze słuchawką w górnym pasku głównego okna. Otwiera panel w trybie rejestru.
Przy połączeniu przychodzącym panel podnosi się sam i od razu pokazuje, kto dzwoni. Nie trzeba
niczego szukać - numer jest już dopasowany do kartoteki. Przy telefonach następujących tuż po sobie
panel pokazuje zawsze aktualnego rozmówcę, a nie numer i kartotekę poprzedniego.
Okno pojawia się na ekranie, ale nie przejmuje klawiatury. Jeśli ktoś akurat pisze w karcie
pacjenta albo robi zdjęcie, dzwonek nie przerywa mu pracy - tekst dalej trafia tam, gdzie był
kursor. Do okna rozmowy przechodzisz, klikając w nie.
Komputery, przy których nikt nie odbiera telefonu
Na komputerach w gabinecie lekarskim czy w pracowni RTG wyskakujące okno zwykle tylko przeszkadza.
Można je tam wyłączyć: Ustawienia → Moduł telefonii VoIP, sekcja Na tym stanowisku,
pole Otwieraj okno rozmowy, gdy dzwoni telefon.
- Ustawienie dotyczy tylko komputera, na którym je zmienisz. Domyślnie jest włączone.
- Rejestr połączeń i licznik nieodebranych działają dalej, a okno otworzysz w każdej chwili
przyciskiem ze słuchawką w górnym pasku.
Trzy zakładki
Rozmowa
To, co widzi rejestracja w trakcie połączenia:
- Numer dzwoniącego i numer gabinetu, na który przyszło połączenie. Przy kilku numerach widać,
z którego ogłoszenia trafił do Was pacjent.
- Dane dopasowanego pacjenta - telefon i e-mail, a pod nimi ostrzeżenia z karty pacjenta
(wyróżnione na czerwono) i notatka dla rejestracji - wpisy z karty pacjenta oznaczone do
pokazania przy umawianiu wizyty. Rejestracja widzi je, zanim zacznie umawiać termin.
- Umówione wizyty dopasowanego pacjenta - od razu wiadomo, czy
dzwoni w sprawie jutrzejszego terminu. Dwuklik na wizycie (albo Przejdź do terminarza
w menu pod prawym przyciskiem myszy) otwiera terminarz w dniu i godzinie tej wizyty.
- Frekwencja pacjenta - to samo oznaczenie co w terminarzu, opisane w artykule
Ocena frekwencji pacjenta. Rejestracja od razu wie, czy przy
umawianiu warto poprosić o potwierdzenie albo przedpłatę.
- Wcześniejsze rozmowy z tym numerem oraz wiadomości SMS z tym numerem - pacjent często
dzwoni właśnie w odpowiedzi na przypomnienie SMS.
- Skróty do karty pacjenta, edycji danych i dodania nowego pacjenta, jeśli numer jest nieznany.
Jeśli dzwoni ktoś, kogo nie ma w kartotece, możesz dodać go bez zamykania panelu.
Numer podstawi się sam.
Okno rozmowy można powiększać i zmniejszać jak każde inne okno - na dużym monitorze zmieści się
więcej wizyt i wcześniejszych rozmów naraz.
Nieodebrane
Lista telefonów, na które nikt jeszcze nie oddzwonił. Nagłówek zakładki pokazuje ich liczbę,
więc widać ją bez wchodzenia do środka.
Przy każdej pozycji:
- Oddzwoń - wybiera numer przez centralę,
- Oznacz jako załatwione - pozycja znika z listy nieodebranych (zostaje w rejestrze), a program
zapisuje, kto i kiedy oddzwonił,
- Notatka - krótki zapis ustaleń, np. „przełożone na 12.03, pacjent uprzedzony o przedpłacie",
- Dopasuj pacjenta - gdy numeru nie udało się rozpoznać automatycznie.
Rozmowa może być nieodebrana i mimo to załatwiona - na przykład gdy oddzwoniliście
z komórki. Dlatego „załatwione" jest osobnym znacznikiem, a nie wynika ze stanu połączenia.
Kilka rozmów naraz oznaczysz jako załatwione, zaznaczając je polami wyboru przy pozycjach
(albo klikając z wciśniętym Ctrl lub Shift) i klikając Oznacz jako załatwione. Program pokaże,
ile pozycji oznaczył.
Rozmowa, którą odebrano na jednym z kilku telefonów gabinetu, nie wraca na listę nieodebranych -
nawet jeśli pozostałe telefony zgłosiły ją jako nieodebraną.
Jeśli oznaczysz coś przez pomyłkę, przycisk Cofnij załatwienie w zakładce Rejestr połączeń
przywraca rozmowę na listę do oddzwonienia.
Rejestr połączeń
Wszystkie rozmowy, nie tylko nieodebrane. Zakres wybierasz listą: Dziś, Ostatnie 7 dni,
Ostatnie 30 dni, Ostatnie 90 dni (domyślnie 7 dni).
| Kolumna |
Opis |
| Data i godzina |
Początek rozmowy |
| Kierunek |
Przychodzące, wychodzące, wewnętrzne |
| Numer |
Numer rozmówcy, niezależnie od kierunku |
| Pacjent |
Dopasowany z kartoteki po numerze |
| Stan |
Odpowiedź centrali: odebrane, zajęte, brak odpowiedzi, odrzucone i podobne |
| Czas trwania |
Długość rozmowy |
| Numer gabinetu |
Na który numer przyszło połączenie |
| Wewnętrzny |
Który numer wewnętrzny odebrał |
| Załatwione, kto, notatka |
Obsługa nieodebranego |
W karcie pacjenta rejestr pokazuje też historię rozmów z tym numerem, więc przed oddzwonieniem
widać, ile razy już próbowaliście.
Doczytywanie z centrali
Rozmowy zapisują się na bieżąco na każdym stanowisku. Niezależnie od tego program potrafi
doczytać historię z centrali Zadarma - dzięki temu w rejestrze są także telefony z godzin,
gdy program był wyłączony.
Doczytywanie musi być włączone tylko na jednym komputerze w gabinecie.
Ustawienie: Ustawienia → Moduł telefonii VoIP, sekcja Rejestr połączeń, pole
To stanowisko doczytuje historię rozmów. Włączenie go
na kilku stanowiskach naraz nie zdubluje rozmów, ale niepotrzebnie obciąża centralę.
Wybierz komputer, który pracuje najdłużej w ciągu dnia - zwykle recepcję.
Przycisk Pobierz historię w panelu uruchamia doczytywanie ręcznie.
Ta sama rozmowa pobrana z dwóch źródeł nie tworzy dwóch pozycji - program rozpoznaje ją po
identyfikatorze centrali, a gdy go brakuje, po numerze i czasie rozpoczęcia.
Rzeczy wpisane przez człowieka - znacznik „załatwione", notatka i informacja, kto
oddzwonił - nigdy nie są nadpisywane przez doczytywanie z centrali.
Rozmowy z telefonu komórkowego
Do tego samego rejestru trafiają rozmowy z telefonu komórkowego gabinetu podłączonego do programu
przez SmartDental PhoneLink albo przez Remote Phone. Widać je
w zakładkach Nieodebrane i Rejestr połączeń razem z rozmowami z centrali.
Do pacjenta zadzwonisz z programu pozycją Zadzwoń przez telefon komórkowy w menu terminarza,
listy pacjentów i okna głównego. To jedna pozycja dla wszystkich sposobów łączenia - program sam
wybiera ten, który jest ustawiony w gabinecie (Remote Phone, PhoneLink albo myMobKit). W panelu
Przypomnienia tę samą rolę pełni pozycja Zadzwoń do pacjenta - opis w artykule
Przypomnienia i recall pacjentów.
Nagrania rozmów
Program pokazuje, czy centrala nagrała rozmowę, ale nagrań nie pobiera ani nie przechowuje.
To celowa decyzja. Nagranie rozmowy z pacjentem to dane o jego zdrowiu: wymaga własnej podstawy
prawnej, komunikatu przed rozmową, ustalonego okresu przechowywania i rejestru dostępu. Wciągnięcie
nagrań do kartoteki przy okazji rejestru połączeń byłoby obejściem tych obowiązków. Nagrania
pozostają tam, gdzie powstały - w panelu Zadarmy.
Więcej o obowiązkach wokół danych pacjenta: Zgody i żądania RODO.
Zanim zaczniesz
Panel wymaga skonfigurowanej telefonii:
- Zadarma - konto, numer i centrala - co trzeba mieć po stronie operatora.
- Konfiguracja telefonii Zadarma w SmartDental - ustawienia w programie.
Jeśli telefonia nie jest skonfigurowana, rejestr po prostu zostaje pusty - program działa normalnie.
Powiązane artykuły
